Prozessmanagement der Zukunft

Prozessmanagement steckt mitten in einem massiven Wandel. Während viele Unternehmen noch mit der Umstellung von dokumentenbasierten oder Wiki-ähnlichen Systemen auf datenbankgestützte Prozesse beschäftigt sind, stellt sich bereits die nächste große Frage: Wie lange wird diese Lösung noch das Maß aller Dinge sein?

Die Zukunft des Prozessmanagements wird von KI, Automatisierung und selbstoptimierenden Systemen geprägt sein. Doch wie genau sieht diese Entwicklung aus? Und welche Veränderungen stehen Unternehmen bevor? Unternehmen sollten sich schon jetzt auf den nächsten Paradigmenwechsel vorbereiten.

Ein Unternehmen wechselt von Excel-Dokumenten zu einem datenbankbasierten Prozessmanagement-Tool. In Zukunft könnte eine KI direkt erkennen, welche Prozesse optimiert werden müssen – und Anpassungen automatisch vorschlagen oder durchführen.

• Heute: Generative KI wird bereits für die Prozessdefinition genutzt, aber nur in wenigen Anwendungsfällen – etwa zur Erstellung typischer Rollenbeschreibungen oder zur Unterstützung bei der Formulierung von Arbeitsabläufen.
• Morgen: KI-gestützte Prozessoptimierung, die Muster in Echtzeit analysiert und Ineffizienzen selbstständig eliminiert.
• Zukunft: Prozesse werden nicht mehr manuell modelliert, sondern von intelligenten Systemen erstellt und kontinuierlich weiterentwickelt.

Ein Prozess-Tool merkt, dass eine bestimmte Freigabeschleife regelmäßig Verzögerungen verursacht. Die KI passt den Prozess automatisch an – etwa durch eine automatisierte Eskalationsregel oder einen optimierten Entscheidungsbaum.

• Heute: Prozesse werden manuell in den unterschiedlichsten Tools modelliert.
• Morgen: KI-gestützte Prozesssysteme generieren selbstständig Workflows und integrieren diese in bestehende Systeme.
• Zukunft: Prozesse, Software-Code und Automatisierung verschmelzen – ein Prozess-Update könnte direkt als Code in eine Maschinensteuerung oder Unternehmenssoftware einfließen.

Eine KI merkt, dass eine Produktionsmaschine häufiger Kalibrierungsprobleme hat. Statt einer manuellen Anpassung generiert das System automatisch einen neuen Steuerungscode für die Maschine, um die Qualität zu verbessern.

• Heute: Viele Entwicklungs- und Produktentstehungsprozesse basieren darauf, dass Menschen Wissen aktiv anwenden und Prozesse ausführen. Während Geschäftsprozesse zunehmend automatisiert werden, sind viele wertschöpfende Prozesse noch auf menschliche Entscheidungen und Handlungen angewiesen.
• Morgen: Hybride Prozesse, in denen KI bestimmte Aufgaben übernimmt, aber Menschen die finale Entscheidung treffen oder komplexe Analysen bewerten.
• Zukunft: Selbstoptimierende Prozesse, in denen Maschinen und Software viele heute noch manuell ausgeführte Tätigkeiten übernehmen. Besonders analytische, repetitive oder datengetriebene Aufgaben werden zunehmend von KI übernommen. Menschen werden verstärkt für kreative, strategische und ethische Fragestellungen benötigt.

Heute müssen Ingenieure sich ändernde oder zusätzliche Anforderungen manuell analysieren, priorisieren und den Prozessverantwortlichen  zuweisen. Morgen übernimmt eine KI die Voranalyse: Sie klassifiziert Anforderungen nach Dringlichkeit und Machbarkeit und leitet priorisierte Themen automatisch an die zuständigen Teams weiter. Menschen treffen weiterhin finale Entscheidungen, während die KI den Prozess steuert. Zukünftig optimieren sich Prozesse selbstständig auf Basis von Echtzeit-Daten. Unkritische Anpassungen werden automatisch erkannt, bewertet und nach Freigabe implementiert. Kritische Neuerungen, etwa bei regulatorischen oder ethischen Fragen, werden an Menschen eskaliert, während die KI mögliche Lösungen simuliert.

Ein selbstoptimierender Produktionsprozess erkennt durch Echtzeit-Sensordaten, dass eine Materialcharge abweichende Eigenschaften aufweist. Der Prozess passt automatisch die Bearbeitungsparameter an und dokumentiert die Anpassung im Prozessmanagementsystem, sodass die Änderung für zukünftige Produktionsläufe nutzbar ist. Sollte eine signifikante Abweichung auftreten, generiert das System einen automatisierten Change-Request und schlägt alternative Prozesswege vor – bevor es zu Ausschuss oder Qualitätsproblemen kommt.

Was können Unternehmen tun, um sich auf diesen Wandel vorzubereiten? Die Zukunft des Prozessmanagements wird von KI, Automatisierung und Echtzeit-Optimierung geprägt sein. Während Unternehmen heute noch auf datenbankbasierte Systeme setzen, werden sich Prozesse in Zukunft zunehmend selbst steuern, optimieren und an neue Bedingungen anpassen. Besonders Knowledge-Driven Processes werden sich verändern: Menschen werden weiterhin benötigt, aber ihre Rolle verschiebt sich von der operativen Durchführung hin zu strategischer Steuerung, Problemlösung und Entscheidungsfindung.

Um sich auf diesen Wandel vorzubereiten, sollten Unternehmen bereits jetzt ihre Prozesse optimieren, Automatisierungspotenziale erkennen und sich mit KI-gestützten Systemen auseinandersetzen. Reife, solide Prozesse sind die Basis, um in der Zukunft nicht nur Schritt zu halten, sondern sich einen strategischen Vorteil zu sichern.